Logiciel de gestion SerruDesk (CRM) — page tenue à jour avec le logiciel.
Chaque société utilisatrice est responsable des données de ses clients, prospects et salariés :
Pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité), adressez-vous à la société avec laquelle vous êtes en relation. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).
Le logiciel est édité, hébergé pour le compte des sociétés et maintenu par WebProMax — Rémi Schmit, entrepreneur individuel, SIREN 519 379 473, 25 avenue du Raincy, 93250 Villemomble, contact@webpromax.fr — qui agit comme sous-traitant : il ne traite les données que pour faire fonctionner le logiciel, sur instruction des sociétés.
| Données | Finalité | Base |
|---|---|---|
| Clients et prospects : identité, coordonnées, adresses d'intervention, codes d'accès (chiffrés), devis, factures, règlements, photos de chantier | Traiter les demandes, intervenir, facturer, suivre les impayés, le service après-vente | Contrat ; obligations légales (facturation) |
| Salariés : identité, rôle, connexions, pointages d'intervention avec position | Accès au logiciel, planning, preuve de passage chez le client ; heures d'intervention pour préparer les éléments variables de paie | Contrat de travail ; intérêt légitime |
| Bloc-notes du comptoir : ce qu'a dit un appelant, son téléphone, l'heure du rappel promis ; mails de demande d'intervention recopiés ; photos d'une serrure envoyées par le client depuis un lien reçu par SMS | Rappeler, traiter la demande, préparer l'intervention avec la bonne pièce | Mesures précontractuelles à la demande de la personne ; contrat |
| Clés confiées et clés commandées : description du trousseau, qui l'a déposé, à qui il est remis, pièce d'identité présentée à la remise ; commandes de clés protégées sur carte de propriété | Garder les clés en sécurité, prouver à qui elles ont été rendues ; reproduction de clés protégées réservée au titulaire de la carte | Contrat ; intérêt légitime (preuve) |
| Journal des actions et journal technique (adresse IP comprise) | Sécurité, traçabilité des gestes d'argent et de stock, correction des pannes | Intérêt légitime ; obligations légales |
Géolocalisation : une position n'est relevée qu'au moment où un technicien pointe une intervention, avec son
accord dans le navigateur. Jamais de suivi en continu. La dernière position de chaque technicien apparaît sur la carte du
planning, pour proposer le plus proche.
Suivi des e-mails : l'ouverture d'un devis ou d'une facture envoyé par e-mail n'est suivie que si le client y a consenti.
| Factures et pièces comptables | 10 ans (Code de commerce) |
| Preuve d'accord d'un devis au portail | conservée ; adresse IP effacée après 5 ans |
| Positions de pointage | 1 an |
| Journal des actions | l'action est conservée ; adresse IP effacée après 12 mois |
| Journal technique | adresse IP et navigateur effacés après 90 jours ; erreurs résolues supprimées après 180 jours |
| Notes du bloc-notes (hors dossier), et leurs photos | 1 an après leur traitement ; 2 ans après leur création si elles n'ont jamais été traitées ; une note rattachée à un dossier suit le dossier |
| Commandes de clés protégées | téléphone effacé 5 ans après la remise ou l'annulation ; la remise (qui, quelle pièce) reste au registre de la carte de propriété, preuve de la reproduction |
| Trousseaux confiés | l'historique (qui a déposé, sorti, rapporté, repris) est conservé comme preuve de garde ; la pièce d'identité notée à la restitution est effacée après 5 ans |
| Liens photo envoyés par SMS | valables 48 h, 5 photos au plus ; supprimés 30 jours après expiration |
| Tentatives de connexion | 30 jours |
| Liens de réinitialisation de mot de passe utilisés ou expirés | 30 jours |
| Appareils « se souvenir de moi » révoqués ou expirés | 90 jours |
Les fiches clients restent tant que dure la relation avec la société, ou jusqu'à une demande d'effacement adressée à elle.
| IONOS | serveur privé qui fait tourner le logiciel |
| Hostinger (serveur de WebProMax) | garde des sauvegardes de nuit, chiffrées avant de quitter le serveur du logiciel ; restauration vérifiée chaque mois |
| Mailjet | envoi des e-mails (devis, factures, relances, réinitialisation) |
| API Adresse (État, data.gouv.fr) | positionner une adresse d'intervention sur la carte |
| CARTO et OpenStreetMap | fonds de carte affichés dans le planning (votre navigateur les charge directement) |
| Service de notifications de votre navigateur (Google, Mozilla, Apple) | acheminer les notifications, si vous les avez activées |
Les SMS partent du téléphone de l'utilisateur : le logiciel n'emploie pas de prestataire d'envoi de SMS. La page où un client dépose une photo est servie par le logiciel lui-même ; la photo est ré-encodée à la réception, ce qui efface sa localisation éventuelle.
Uniquement des cookies nécessaires au fonctionnement, sans consentement à recueillir : la session (fermée avec le navigateur ou après inactivité), « se souvenir de cet appareil » (30 jours, si vous le cochez — pour un compte à double authentification, « ne plus me demander le code » passe par le même cookie, 30 jours au plus) et l'appairage d'un poste partagé (il identifie la tablette du comptoir, pas une personne, jusqu'à son désappairage). Aucune mesure d'audience, aucune publicité.
Connexion chiffrée (HTTPS), double authentification exigée du super admin et des admins (après un délai de grâce réglable ; le code est demandé une fois par appareil, puis tous les 30 jours), codes d'accès des clients chiffrés en base, journal des gestes d'argent, de stock et de droits.